Één uniforme digitale leer-werkomgeving

Centraal in de genoemde ICT-operatie stond de wens om te harmoniseren, vertelt Huub: “Met het ontwikkelteam ICT hebben we dat dan ook als eerste opgepakt. We waren er allemaal van overtuigd dat alle systemen zo goed mogelijk op elkaar afgestemd moeten zijn. In de oude situatie werkten we met twee verschillende aanbieders en twee verschillende beheersystemen. Om te komen tot de gewenste harmonisatie, hebben we samen een projectplan geschreven voor de inrichting van de nieuwe ICT-omgeving. We wilden voor zowel leerlingen als personeel één uniforme digitale leer-werkomgeving realiseren. Daar hebben we vervolgens een uitvraag op gedaan.”

Mix van ontzorging en regie

Dat de uitvraag leidde tot een keuze voor Heutink ICT, kwam volgens Eva deels door de goede ervaringen die er vanuit Quo Vadis al waren opgedaan. “Maar ook de scholen die voorheen onder Roos vielen, hadden al snel het gevoel dat de match er was. Heutink ICT kwam met een voorstel dat heel goed aansloot bij onze uitvraag, en bood daarbij een mooie mix van ontzorging en regie. Enerzijds vinden wij het prettig dat we naar bepaalde zaken geen omkijken hebben. Anderzijds zijn er gebieden waarop we zelf de vinger aan de pols willen houden. Met het oog op de AVG willen we bijvoorbeeld weten aan welke knoppen er wordt gedraaid en of wij dingen goed hebben staan. Daar willen we ook zelf in meedenken. Om dat te structureren, hebben we een soort kwartaal-APK in het leven geroepen, waarin we samen met Heutink ICT kijken naar de nieuwste ontwikkelingen.”

Expliciete keuze voor Microsoft

In de uitvraag koos Varietas expliciet voor de Microsoft-omgeving, aldus Huub. “Binnen de voormalige stichtingen werkten we al veel met Microsoft, en toen we samengingen hebben we besloten dat dat de omgeving was waarin alles gebouwd moest worden. Een belangrijk motief was de functionaliteit. Veel mensen – niet alleen medewerkers maar ook ouders – werken dagelijks met Microsoft-applicaties, dus in die zin was het de veiligste stap. Intussen zijn we twee jaar verder en hebben we bij andere platformen de nodige privacy-issues gezien. Daarom zijn we extra blij met onze keuze voor Microsoft. Ook Teams heeft ons de afgelopen periode natuurlijk veel gebracht. Het is stabieler, sneller en veiliger gebleken dan andere oplossingen en doordat het nu ingebouwd is in onze omgeving, hebben we al onze leerlingen er eenvoudig aan kunnen koppelen. Voor de continuïteit van het onderwijs is dat heel waardevol geweest.” Eva vult aan: “Een ander voordeel is dat Microsoft in tegenstelling tot andere aanbieders geen vervaldatum koppelt aan de ondersteuning van zijn devices. Je kunt de lifecyle van een Windows-device ook eenvoudig en voordelig verlengen door bijvoorbeeld het geheugen uit te breiden.”

Opgebouwd vanaf nul

De kern van het harmonisatietraject was de realisatie van een compleet nieuwe Microsoft Tenant. Eva: “Dat was fijn, want zo konden we het helemaal opbouwen vanaf nul. We hebben er samen ook goed over nagedacht hoe we het precies wilden hebben. Wat kunnen we van vroeger meenemen en waarvan willen we graag afscheid nemen? Hoe willen we de SharePoint-omgeving inrichten? Dit was de kans om alles helemaal naar onze zin te maken. Het is echt een mooi gezamenlijk traject geweest met Heutink ICT.” Huub: “Daarin hebben wij ons als klant trouwens best eigenzinnig opgesteld: wij willen het graag zo, ontraad het ons maar als jullie het anders zien.”

Meer grip

Toen het traject eenmaal liep, kwam aan het licht dat er in de loop der jaren toch heel wat diversiteit in de organisatie was geslopen. Huub: “Scholen bleken sommige dingen toch op hun eigen manier geregeld te hebben. In de twee Tenants van de voormalige stichtingen vonden we bijvoorbeeld ook weer onderliggende Tenants en we konden soms inloggegevens niet terugvinden. Er was hier en daar ook flink geknutseld met ICT zonder dat dat was gedeeld. Het was een heel werk om alles op orde te krijgen, maar zo zijn we wel van heel wat ballast afgekomen en hebben we echt een schone start kunnen maken. We hebben zaken nu beter vastgelegd en geregistreerd en de rechtenstructuur veel duidelijker neergezet. Dat geeft meer grip, en het betekent ook dat we beter voldoen aan de hele AVG-cyclus.” Eva: “Een groot bijkomend voordeel is uniformiteit: als medewerkers naar een andere Varietas-school gaan, treffen ze daar dezelfde ICT-omgeving aan als waar ze vandaan komen.”

Eva vindt het prettig dat in de samenwerking met Heutink ICT de lijnen kort zijn. “Dat komt mede doordat we bij de Servicedesk de status van Major Account hebben. Zodoende hebben we altijd vaste aanspreekpunten. Dat scheelt veel tijd, want zij weten direct wie ze aan de lijn hebben en waar het over kan gaan. Ik zie Heutink ICT ook als een gelijkwaardige partner die met ons meedenkt, ons serieus neemt en ons geen dingen oplegt. Dat heb ik in het verleden bij andere dienstverleners wel anders ervaren. En zoals ik al eerder zei: wij vinden het belangrijk om een stukje regie te hebben. Het is ons platform, onze omgeving, en daar willen we zelf invloed op kunnen hebben. Dat is ook wel een trend die is ingezet door het hele AVG-verhaal: we zijn ons meer dan ooit bewust dat de data van ons is, niet van de partij die het beheert. Wij willen weten wat ermee gebeurt, want we zijn daar ook zelf verantwoordelijk voor.”

Samen nadenken

Huub noemt Heutink ICT een vertrouwde partij. “We kennen elkaar al wat langer en weten elkaar te vinden. Naast de kwartaal-APK die Eva noemde, hebben we twee à drie keer per jaar overleg met iemand van Heutink ICT over de dienstverlening. Op bestuurlijk niveau is er twee keer per jaar overleg met de accountmanager. Zo is er het hele jaar door sprake van cyclisch overleg om de kwaliteit die we met elkaar nastreven samen te waarborgen. We voelen ons ook altijd welkom in Hengelo om met elkaar zaken te bespreken en af te stemmen.” Eva: “Heutink ICT stelt zich ook proactief op. Soms bellen ze bijvoorbeeld of ze even langs kunnen komen om iets nieuws te laten zien en onze visie daarop te vragen. Daar werken we graag aan mee, want het is uiteindelijk ook in ons eigen belang. Door samen na te denken over allerlei thema’s, kunnen we elkaar verder helpen.”